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Datenschutz im Homeoffice

Aufgrund von Datenschutzverstößen wurden 2021 Bußgelder in Milliardenhöhe verhängt. Auch im Homeoffice müssen Beschäftigte die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO beachten. Lesen Sie, welche Vorkehrungen Arbeitgeber treffen müssen, um den Datenschutz im Homeoffice zu gewährleisten.

Laut Zählung von enforcementtracker.com wurden 2021 insgesamt 434 Strafen gegenüber Unternehmen aufgrund von Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgesprochen. Zum Vergleich: Im Jahr 2020 waren es lediglich 151. Die Summe der verhängten Strafen belief sich im vergangenen Jahr auf über eine Milliarde Euro.

Aufgrund der Homeoffice-Pflicht arbeiten derzeit zahlreiche Beschäftigte von zu Hause aus. Doch auch dort muss der Arbeitgeber angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um einem möglichen Datenschutzverstoß vorzubeugen. Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten müssen auch bei einer Tätigkeit im Homeoffice gewährleistet sein. Daraus folgt, dass personenbezogene Daten auch zu Hause gemäß Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO vor unbefugter und unberechtigter Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Beschädigung zu schützen sind.

DSGVO sieht Datenschutz im Homeoffice vor

Dies bedeutet vor allem, dass auch für die Arbeit im Homeoffice ausschließlich die vom Arbeitgeber bereitgestellte Hard- und Software genutzt werden darf. Das gilt nicht nur für den Laptop oder PC, mit dem die Beschäftigten von zu Hause aus arbeiten, sondern insbesondere auch für das Speichern der von ihnen erstellten Dokumente. Dies darf auf keinen Fall auf privaten Speichermedien wie lokalen Festplatten oder ungesicherten USB-Sticks erfolgen, sondern muss ausschließlich auf Servern oder sonstiger Hardware des Arbeitgebers stattfinden.

Deshalb ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden auch von zu Hause aus, beispielsweise über einen VPN-Zugang, auf die IT-Infrastruktur des Arbeitgebers zugreifen können. Sofern dies nicht möglich ist und eine Speicherung von Daten nur lokal erfolgen kann, sollten personenbezogene Daten dann jedenfalls unbedingt verschlüsselt gespeichert werden. Außerdem müssten solche lokal gespeicherten Daten schnellstmöglich auf die Systeme des Arbeitgebers übertragen werden.

Ausdrucke mit personenbezogenen Daten im Homeoffice beschränken

Das Ausdrucken von Dokumenten im Homeoffice sollte auf das minimal erforderliche Maß beschränkt werden. Ausgedruckte Dokumente sind unmittelbar nach Wegfall ihres Verwendungszwecks zu vernichten. Soweit die Mitarbeitenden im Homeoffice nicht über datenschutzkonforme Aktenvernichtungsgeräte verfügen, was vermutlich eher selten der Fall sein wird, müssen datenschutzrechtlich heikle Ausdrucke bei nächstmöglicher Gelegenheit zur Vernichtung mit in den Betrieb gebracht werden. Das Wegwerfen von Ausdrucken mit personenbezogenen Daten in den heimischen Hausmüll ist strikt untersagt.

Datenschutz im Homeoffice: Kein Zugang für unbefugte Dritte

Im Homeoffice muss sichergestellt sein, dass ausschließlich der Arbeitnehmende Zugang zu den im Zusammenhang mit seiner Arbeitstätigkeit anfallenden personenbezogenen Daten hat. Weder Familienangehörige, noch Mitbewohner oder sonstige Personen dürfen Zugriff auf die zu schützenden Daten erhalten. Aus diesem Grund sollten die Arbeitnehmenden angehalten werden, nach Möglichkeit in einem Raum zu arbeiten, der für dritte Personen nicht uneingeschränkt frei zugänglich ist. Auf alle Fälle sollten Bildschirme so positioniert sein, dass eine direkte Einsichtnahme durch Personen, die den Raum betreten, nicht möglich ist. Bei zeitweisem Verlassen des Zimmers, in dem die Homeoffice-Tätigkeit stattfindet, muss der Laptop oder der PC ausgeschaltet oder zumindest eine passwortgesicherte Bildschirmsperre aktiviert werden.

Melden von Datenschutzvorfällen im Homeoffice

Datenschutzvorfälle, insbesondere die unbefugte Kenntnisnahme personenbezogener Daten durch Dritte, sind an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu melden. Dieser muss dann entscheiden, wie mit dem Datenschutzvorfall umzugehen ist, also insbesondere, ob eine Meldepflicht gegenüber den Datenschutzbehörden und den betroffenen Personen besteht.

Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice

Um die Einhaltung des notwendigen Datenschutzes gewährleisten, sollte den Arbeitnehmenden eine Richtlinie zu den Einzelheiten der Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice an die Hand gegeben werden. Für den Arbeitgeber kann zusätzlich, je nach Sensibilität der Daten, die Pflicht bestehen, vor der Entsendung der Mitarbeitenden ins Homeoffice eine Datenschutzfolgeabschätzung durchzuführen.

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