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Bewirtungsrechnungen in der Lohnsteuer

Die Verwaltung hat jüngst zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsrechnungen Stellung genommen. Im Mittelpunkt steht dabei der Betriebsausgabenabzug, aber auch lohnsteuerlich ist bei Bewirtungen einiges zu beachten.

Bewirtet ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Geschäftsfreunde des Arbeitgebers in dessen Auftrag in einer Gaststätte, so sind Ersatzleistungen des Arbeitgebers - auch soweit sie den Kostenanteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst betreffen - als Auslagenersatz oder durchlaufende Gelder steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG). Bewirten Arbeitnehmer zum Beispiel bei Auswärtstätigkeiten Geschäftsfreunde des Arbeitgebers und ersetzt der Arbeitgeber die Kosten nicht (vollständig), so können die Aufwendungen dem Grunde nach als Werbungskosten in der Steuererklärung abzugsfähig sein, wenn die berufliche Veranlassung nachgewiesen werden kann. Bewirtungskosten als Werbungskosten kommen besonders dann in Betracht, wenn leitende Arbeitnehmer variable Bezüge erhalten, die der Höhe nach vom Erfolg der Mitarbeitenden oder der Abteilung abhängig sind.

Neues zur Bewirtungsrechnung: Anforderungen

Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen erfordert einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmerinnen und Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG). Der neue Verwaltungserlass enthält zahlreiche Einzelheiten zu den erforderlichen Angaben. Auch für den Auslagenersatz verlangen Arbeitgeber regelmäßig eine ordnungsgemäße Rechnung.

Mit dem neuen Erlass (BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) nimmt die Verwaltung vor allem eine Aktualisierung und Anpassung an technische Entwicklungen vor. Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem, werden nur noch maschinell erstellte, abgesicherte Rechnungen anerkannt. Bis Ende 2022 gilt dazu aber eine Übergangsregelung, nach der die Rechnung auch ohne TSE-Absicherung akzeptiert wird. Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann neuerdings auch in digitaler Form übermittelt werden. Ebenso kann eine Bewirtungsrechnung in Papierform vom Empfänger digitalisiert werden.

Auswirkungen einer Bewirtung auf die Lohnsteuer der Bewirteten

Bei Arbeitnehmern gehören Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegeben werden, nicht zum Arbeitslohn. Dies gilt auch für die Beteiligung von Mitarbeitenden an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung, zum Beispiel wenn der Arbeitgeber anlässlich eines Geschäftsabschlusses die Geschäftspartner und seine Angestellten einlädt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR).

Wird jedoch eigenen Mitarbeitenden vom Arbeitgeber auf einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Verpflegungspauschalen gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Bei Bewirtung durch den eigenen Arbeitgeber ergibt sich für Auswärtstätigkeiten im Inland eine Kürzung um 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils um 11,20 Euro für ein Mittag- und Abendessen. Von der Verpflegungspauschale in Höhe von 14 oder 28 Euro je nach Abwesenheitsdauer bleibt also deutlich weniger übrig.

Nehmen Beschäftigte hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in aller Regel an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit. In diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rn. 82 und 83).

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