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Homeoffice: Datenschutz und Videokonferenzen

Zu den wesentlichen Bestandteilen eines funktionierenden Homeoffice gehört die Videokonferenz mit Kollegen, Führungskräften oder auch mit Kunden. Aus Datenschutzperspektive kann bei dieser Art der Kommunikation allerdings einiges schiefgehen. Das Unabhängige Datenschutzzentrum hat nun eine Hilfestellung veröffentlicht.

Mit der Corona-Pandemie hat es einen bis dahin unerreichten Run auf Homeoffice-Lösungen gegeben und damit auch auf Videokonferenzen. Für viele Unternehmen und Organisationen ist die massive Verlagerung von Büro-Arbeitsplätzen in die Wohnungen der Mitarbeiter jedoch noch weitgehend Neuland.

Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit im Home-Office

Neben der Lösung technischer Probleme müssen bei der Einführung solcher Lösungen vor allem auch Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit berücksichtigt werden, was jedoch nicht immer gelingt. Spektakuläre Pannen gab es in dieser Hinsicht etwa bei der Verwendung von populären, zugleich aber unsicheren Videokonferenzsystemen, wie etwa Zoom, von der Datenschutzexperten abraten: Handy-Tracking, Zoombombing, gehackte Video-Treffs.

Datenschutz bei Videokonferenzen - Tipps von Experten

Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen, die sich bislang kaum oder gar nicht mit dieser Technik befasst haben, besteht daher nach wie vor ein großer Informations- und Beratungsbedarf, dem jetzt etwa das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) mit entsprechenden Hinweisen abhelfen will.

Dazu hat die Behörde eine neue Online-Broschüre mit dem Titel "Datenschutz: Plötzliche Videokonferenzen – und nun?" herausgegeben, die viele Fragen rund um das Thema beantworten soll. Mit der Veröffentlichung reagiere man auf die zahlreichen Anfragen, die nach Aussage von Marit Hansen, der Landesbeauftragten für Datenschutz Schleswig-Holstein, bei ihrer Behörde zu diesem Bereich eingegangen seien.

Broschüre Videokonferenzen und Datenschutz für Einsteiger

Die Broschüre wendet sich daher vor allem an solche Unternehmen und Organisationen, für die Videokonferenzen neu sind, und die daher nicht im Blick haben, welche Risiken damit verbunden sind. Neben technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen könnten auch transparente Moderationsfunktionen oder vorab festgelegte Verhaltensregeln die Sicherheit erhöhen, erläuterte Hansen die inhaltliche Ausrichtung der Broschüre.

Videokonferenz-Datenschutz für unterschiedliche Zielgruppen

Der Ratgeber richtet sich daher explizit an unterschiedliche Zielgruppen. Neben den organisierenden Personen, die für die Verwaltung, Einrichtung und technische Durchführung verantwortlich sind, werden zusätzlich auch die teilnehmenden Personen angesprochen, die durch ihr Verhalten ebenfalls dazu beitragen, die Datenschutzregeln einzuhalten.

Gleich am Anfang der Ausführungen werden einige grundsätzliche Fragen gestellt. So etwa, ob eine Videokonferenz überhaupt das angemessene Kommunikationsmittel in der jeweiligen Situation ist, oder ob nicht auch andere bewährte Formen, wie der schriftliche Nachrichtenaustausch oder eine Telefonkonferenz, genauso gut geeignet sein könnten, wodurch sich einige der Risiken vermieden ließen.

Explizit weist die Datenschutzbehörde anlässlich der Vorstellung der Broschüre auch darauf hin, dass der „erstbeste Online-Dienst“ längst nicht auch „das Optimum“ sein müsse. Generell habe man etwa bei der Verwendung von Videokonferenz-Systemen, die auf Servern innerhalb der eigenen Organisation installiert seien, deutlich mehr Kontrolle als bei anderen Lösungen.

Konkrete Videokonferenz-Tipps: Schutzfunktionen richtig nutzen und testen, fragwürdige Funktionen meiden

In der siebenseitigen Broschüre finden sich schwerpunktmäßig zahlreiche Praxis-Tipps für die beiden genannten Zielgruppen.

  • So werden etwa die organisierenden Personen dazu angehalten, vorhandene Schutzfunktionen, wie etwa die Verwendung von Passwörtern oder von "Warteräumen" zu nutzen, um die Teilnahme ausschließlich für berechtigte Personen zu ermöglichen.
  • Vor Beginn der eigentlichen Konferenz sollte den Teilnehmern die datenschutzfreundliche Verwendung von Funktionen der Videolösungen erläutert werden. 
  • Von der Nutzung einiger Funktionen, wie etwa einer Aufmerksamkeitsanzeige mit der überwacht werden kann, ob ein Teilnehmer der Videokonferenz folgt, wird aus Datenschutzgründen abgeraten, sofern diese Funktionalität nicht zwingend erforderlich ist, etwa bei Online-Seminaren mit Teilnahmenachweis. 
  • Allen Teilnehmern einer Videokonferenz wird beispielsweise empfohlen, Funktionen zum Schutz der Privatsphäre während der Videokonferenz, etwa das temporäre Abschalten von Kamera oder Mikrofon, zu testen. 

Schließlich finden Sie am Ende der Broschüre noch eine umfangreiche Liste mit Links auf weitergehendes Informationsmaterial zum Thema Videokonferenz sowie zur allgemeinen Datenschutz-Problematik beim Home-Office.

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