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Mitarbeiterüberwachung: Was ist erlaubt?

Der Einsatz von Tools zur Mitarbeiterüberwachung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nimmt weiter zu. Das zeigt eine Studie von Capterra. Nicht jede Mitarbeiterüberwachung ist jedoch erlaubt – Verstöße können gravierende Folgen haben. Welche Maßnahmen sind rechtlich zulässig?

Offenbar haben viele Arbeitgeber bedingt durch den verstärkten Einsatz ihrer Beschäftigten im Homeoffice das Bedürfnis nach mehr Kontrolle. In einer neuen Studie untersuchte die Software-Bewertungsplattform Capterra unter circa 700 Teilnehmenden den Einsatz von Mitarbeiterüberwachungssoftware in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland. Das Ergebnis: In 23 Prozent der Unternehmen kommt Software zur Mitarbeiterüberwachung zum Einsatz, dabei wurde diese in sechs Prozent der Unternehmen während der Pandemie eingeführt. 

Bei der Kommunikation zu dem Thema hakt es jedoch: 16 Prozent der überwachten Mitarbeitenden gaben an, dass sie nicht darüber informiert wurden, welche ihrer Daten gesammelt und wozu diese verwendet werden. 23 Prozent wurde die Mitarbeiterüberwachung nur mündlich mitgeteilt. 

Ob Arbeitgebern das nötige Vertrauen fehlt oder sie ein berechtigtes Misstrauen haben: Wann ist eine Überwachung im Homeoffice oder am Arbeitsplatz im Büro überhaupt erlaubt?

Mitarbeiterüberwachung im Homeoffice: Was ist erlaubt?

Grundsätzlich gilt bei der Mitarbeiterüberwachung im Homeoffice nichts anderes als am üblichen Arbeitsplatz: Technisch ist vieles möglich, aber nicht jede Form der Überwachung ist zulässig. Eine Mitarbeiterüberwachung ist grundsätzlich in Grenzen anerkannt, beispielsweise um Verstöße des Arbeitnehmenden gegen arbeitsvertragliche Pflichten festzustellen oder Leistungsverhalten zu beurteilen. Arbeitgeber müssen dabei jedoch immer die geltenden Datenschutzgesetze, die individuellen Rechte der Arbeitnehmenden sowie Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten.

Für die Überwachung im Homeoffice heißt das: Der Arbeitgeber kann und muss die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen können. Daher ist eine Auswertung der Login-Daten als zulässig anzusehen. Anders sieht es mit dem Einsatz von Spionagesoftware auf dem PC aus, um die Aktivität von Beschäftigten aufzuzeichnen, oder dem Einsatz von Privatdetektiven, die kontrollieren, dass der Mitarbeitende während der Arbeitszeit im Homeoffice bleibt. Beides ist nur bei einem dringenden Verdacht einer Straftat oder gravierenden Pflichtverletzung erlaubt.

Arbeitsrecht: Wo die Mitarbeiterüberwachung ihre rechtlichen Grenzen findet

Der Arbeitgeber hat bei der Mitarbeiterüberwachung immer die individuellen Rechte von Arbeitnehmenden, die Mitbestimmung des Betriebsrats und den Datenschutz zu berücksichtigen. Grundsätzlich verstößt jede Art von Mitarbeiterüberwachung gegen das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmenden aus Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG in Gestalt des Rechts am eigenen Bild und der informationellen Selbstbestimmung. Ein solcher Grundrechtseingriff muss daher immer verhältnismäßig sein.

Datenschutz und Mitarbeiterüberwachung

Mit der Mitarbeiterüberwachung ist regelmäßig eine Datenverarbeitung verbunden. Für eine zulässige Datenerhebung, insbesondere von personenbezogenen Daten, ist grundsätzlich ein "Erlaubnisgrund" erforderlich, beispielsweise durch Einwilligung der Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, konkret und präzise über die Überwachungsmaßnahmen aufzuklären, zu denen der Mitarbeitende einwilligen muss. Die Erlaubnis kann sich darüber hinaus aus § 26 BDSG bei konkretem Verdacht einer Straftat oder aus anderen spezialgesetzlichen Vorschriften ergeben.

Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz: Dienstliches und Privates unterscheiden

Bei der Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz kommt es ganz entscheidend darauf an, ob der Arbeitgeber dienstliche oder private Inhalte kontrollieren möchte. Dienstliche E-Mails und dienstlich aufgerufene Internetseiten dürfen nachverfolgt und kontrolliert werden, ebenso wie der Arbeitgeber auch dienstliche Briefpost und andere Arbeitsergebnisse überprüfen kann.

Private E-Mails und Internetnutzung dürfen dagegen grundsätzlich nicht vom Arbeitgeber inhaltlich kontrolliert werden. Eine Ausnahme besteht nur in Fällen des Straftatverdachts oder in Notfällen. Hat der Arbeitgeber dagegen die private Internetnutzung im Unternehmen verboten, darf er die Einhaltung des Verbots auch überwachen und private Chats und Mails der Arbeitnehmenden kontrollieren. Das geht aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshof für Menschenrechte (EGMR) hervor. Es empfiehlt sich daher, das Verbot der Privatnutzung und zulässige Kontrollmaßnahmen in einer Betriebsvereinbarung festzulegen. 

Der Einsatz von "Keyloggern", also Softwareprogrammen, die bei Dienstcomputern ohne Einwilligung des Mitarbeitenden Tastatureingaben erfassen und speichern oder Screenshots anfertigen, ist nur erlaubt, wenn ein konkreter Verdacht einer Straftat oder schwerer arbeitsvertraglicher Pflichtverletzungen besteht.

Kamera: Mitarbeiterüberwachung per Video

Um zu beurteilen, ob eine Videoüberwachung zulässig ist, muss unterschieden werden, ob der oder die Mitarbeitende von der Überwachung Kenntnis hat oder nicht. Eine offene Kameraüberwachung am Arbeitsplatz ist dann erlaubt, wenn sie einen legitimen Zweck verfolgt. Dieser liegt beispielsweise vor, wenn der Arbeitgeber im Einzelhandel seine Ware vor Diebstählen schützen will. Die Überwachung darf nach gängiger BAG-Rechtsprechung die Mitarbeitenden nicht lediglich schikanieren oder unter Beobachtungsdruck setzen, und sie muss im Einzelfall verhältnismäßig sein (BAG, Urteil v. 14.12.2004, 1 ABR 34/03).

Verdeckt installierte Videokameras darf der Arbeitgeber grundsätzlich nicht verwenden - weder, um das Eigentum und andere Rechtsgüter des Arbeitgebers präventiv vor unredlichen Arbeitnehmenden zu schützen, noch, um die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden zu kontrollieren. In Ausnahmefällen kann eine heimliche Videoüberwachung gerechtfertigt sein – nämlich dann, wenn ein ganz konkreter Verdacht einer Straftat oder anderer schwerer Vertragsverletzung eines Mitarbeitenden am Arbeitsplatz besteht und die Überwachung die einzige Möglichkeit zur Aufklärung ist.

Mitarbeiterüberwachung per GPS

Ob durch einen GPS-Peilsender oder durch die Ortung des Diensthandys: Der Aufenthalt des Arbeitnehmenden und die entsprechenden Bewegungsdaten sind vielfach geschützt - einerseits durch das Telekommunikationsgesetz, aber auch durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Standortdaten von Mitarbeitenden dürfen daher nur unter sehr engen Voraussetzungen genutzt werden, beispielsweise mit Einwilligung des Mitarbeitenden. Der Arbeitgeber darf sich diese keinesfalls heimlich und ohne Wissen des Arbeitnehmenden verschaffen.

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