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Sozialversicherung

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1 Elektronische Entgeltersatzleistung

Mit der Einführung der neuen Version des Verfahrens "DTA EEL" (Version 11.0) zum 1.1.2023 wurde das bisherige Datenaustauschverfahren überarbeitet und mit Version 12 zum 1.1.2024 aktualisiert. Der Datensatz ist ab diesem Zeitpunkt ausschließlich in der Version 12 zu verwenden, und zwar auch für Nachweiszeiträume vor dem 1.1.2024. Alle vorherigen Datensatz-Versionen sind grundsätzlich ab 2024 nicht mehr zu verwenden. Für eine Übergangszeit bis zum 29.2.2024 werden die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger, die Mitteilungen der Arbeitgeber, die in der Version 11 und 12 übermittelt werden, verarbeitet.

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2 Annahmestellen

Die Datenannahmestellen bei den gesetzlichen Krankenkassen fungieren hierbei für alle elektronischen Meldungen als Annahme- und Weiterleitungsstellen. Die Daten werden an die Datenannahmestelle übermittelt, bei der der Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist. Sofern keine Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, z. B. bei privat versicherten Arbeitnehmern, wird die Meldung nach Wahl des Arbeitgebers an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse übermittelt.

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3 Inhalte der Meldungen

Neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers sind vielfältige weitere Informationen an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Dazu zählen z. B. die Rentenversicherungsnummer oder die Betriebsnummer des Arbeitgebers. Alle benötigten Daten können der Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL entnommen werden.

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3.1 Angabe von Schlüsselzahlen

Zum Befüllen einzelner Datenfelder ist die Angabe von Schlüsselzahlen notwendig, die der Anlage 2 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL entnommen werden können.

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3.1.1 Schlüsselzahlen für Entgeltbescheinigungen und Vorerkrankungszeiten

Die Anlage 2 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL sieht folgende Schlüsselzahlen für Entgeltbescheinigungen und Vorerkrankungszeiten vor:

Name: LI1895164 Rz:

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3.1.2 Schlüsselzahlen für Gründe der Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Name: LI1895165 Rz:

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3.1.3 Schlüsselzahlen für Fehlzeiten vor Beginn der Schutzfrist

Name: LI1895166 Rz:

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3.1.4 Schlüsselzahlen für Gründe der Beendigung der Entgeltersatzleistung

Name: LI9114037 Rz:

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3.1.5 Stornierungen

Meldungen des Arbeitgebers, die nicht zu erstatten waren, bei einem unzuständigen Sozialversicherungsträger erstattet wurden oder unzutreffende Angaben enthalten, sind zu stornieren. Fehlerhafte Datensätze und -bausteine sind mit den korrigierten Daten erneut zu übermitteln. Falls eine Korrektur der Datensätze und -bausteine nicht möglich ist, sind die Mitteilungen mittels maschineller Ausfüllhilfen zu erstellen. Hierbei ist zu beachten, dass Mitteilungen nur im Rahmen der Verjährungsfristen gemäß § 45 SGB I zu stornieren sind.

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3.2 Betrag des Nettoarbeitsentgelts bei Bezug von Sachbezügen

In Fällen, in denen das Bruttoarbeitsentgelt auch Sachbezüge enthält, ist ein fiktives Nettoarbeitsentgelt aus dem Arbeitsentgelt und den Sachbezügen zu ermitteln. Zu den Sachbezügen zählt z. B. der geldwerte Vorteil eines privat genutzten Dienstwagens.

Name: LI5215082 Rz:

Sofern der Dienstwagen während des Krankengeldbezugs weiter genutzt werden kann, ist dieses als während der Entgeltersatzleistung fortgezahltes Arbeitsentgelt im Datensatz zu vermerken. Die weitere Nutzung führt dann ggf. zu einem anteiligen Ruhen des Krankengeldanspruchs.

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4 Meldefristen

Entgeltbescheinigungen für den Bezug von Entgeltersatzleistungen sind von den Arbeitgebern auszulösen, sobald für diesen ersichtlich ist, dass

• der Entgeltfortzahlungsanspruch endet, weil der Anspruchszeitraum durch die aktuelle Arbeitsunfähigkeit überschritten wird,
• eine Freistellung aufgrund der Erkrankung eines Kindes erfolgt und der Freistellungszeitraum abgerechnet wurde,
• die Mutterschutzfrist nach § 3 Abs. 1 MuSchG beginnt oder
• sobald eine Freistellung aufgrund einer aktuellen Mitaufnahme im Krankenhaus im Sinne des § 44b SGB V erfolgt.

Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert oder ist die Entgeltersatzleistung in besonderen Fällen durch die Unfallversicherungsträger selbst zu erbringen, erhalten die Arbeitgeber vom jeweiligen Träger der Unfallversicherung ein Hinweisschreiben, das alle Angaben beinhaltet, die zur Erstattung des Datensatzes notwendig sind. Dies ist spätestens bis zum 6. Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit zu übermitteln.

In allen anderen Fällen erfolgt die Auslösung des Datensatzes durch den Arbeitgeber unverzüglich nach Anforderung durch den Sozialversicherungsträger oder den Arbeitnehmer. Eine Anforderung durch den Sozialversicherungsträger im Zusammenhang mit einer Freistellung aufgrund Erkrankung oder Verletzung des Kindes ist frühestens 6 Wochen nach Beginn der Freistellung zulässig. Tritt die Erkrankung eines Kindes am 1. Tag des Beschäftigungsverhältnisses ein, ist eine Mitteilung durch die Krankenkasse zur Übersendung der Bescheinigung außerhalb des DTA EEL erforderlich, weshalb eine Anforderung entsprechend auch früher erfolgen kann.

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5 Aufgaben der Annahmestelle

Die Datenannahmestelle der Krankenkasse bestätigt dem Absender die Datenlieferung und prüft die Daten auf Plausibilität. Der Arbeitgeber erhält eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Diese Meldungen werden ausschließlich per "Abrufserver" zugestellt.

Verzicht auf Verarbeitungsmitteilung

Der Absender der Datei kann durch entsprechende Kennzeichnung im Datensatz auf positive Verarbeitungsmeldungen verzichten. Auf das Zustellen einer negativen Verarbeitungsbestätigung kann nicht verzichtet werden.