1.2 Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug
Wurde einem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer [ 6 ] zugeteilt, können ELStAM weder gebildet noch vom Arbeitgeber abgerufen werden. In diesem Fall stellt das für den Arbeitnehmer zuständige Wohnsitzfinanzamt auf dessen Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Diese Bescheinigung ist ein Dokument, das der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber vorlegen muss. Der Arbeitgeber muss diese entgegennehmen und während der Dauer des Dienstverhältnisses aufbewahren – längstens bis zum Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. [ 7 ]
Die erforderliche Bescheinigung kann auch der Arbeitgeber beantragen, wenn der Arbeitnehmer ihn hierzu bevollmächtigt hat. [ 8 ]
Ist der Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 2 EStG unbeschränkt steuerpflichtig oder nach § 1 Abs. 3 EStG als unbeschränkt steuerpflichtig zu behandeln bzw. ist er beschränkt steuerpflichtig [ 9 ] , hat er den Antrag auf die erstmalige Zuteilung einer Identifikationsnummer beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen. [ 10 ]
Da dieser Personenkreis in Deutschland regelmäßig nicht meldepflichtig ist, kann die für das Lohnsteuerabzugsverfahren erforderliche steuerliche Identifikationsnummer nicht durch einen Anstoß der Gemeinde zugeteilt werden. Aus diesem Grund muss der Arbeitnehmer selbst die Zuteilung der steuerlichen Identifikationsnummer beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt beantragen. Um Verständigungsprobleme bei der Antragstellung bzw. Verzögerungen bei der Postzustellung der Identifikationsnummer in das Ausland zu vermeiden, kann der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber bevollmächtigen [ 11 ] , die erstmalige Zuteilung der Identifikationsnummer zu beantragen. [ 12 ]
Zur Beantragung der Identifikationsnummer wird ein bundeseinheitlicher Vordruck durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. [ 13 ]
Sofern das Betriebsstättenfinanzamt feststellt, dass dem betroffenen Arbeitnehmer bereits eine Identifikationsnummer erteilt worden ist, teilt das Betriebsstättenfinanzamt diese dem Arbeitnehmer bzw. dem inländischen Bevollmächtigten mit.
Für den Fall, dass dem Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer zugeteilt werden kann, hat das Betriebsstättenfinanzamt weiterhin auf Antrag des Arbeitnehmers eine (Papier-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen. [ 14 ]
Auch diese Bescheinigung ist vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
Name: LI12993288 Rz:Wichtig
Abruf von Lohnsteuerabzugsmerkmalen trotz vorhandener Identifikationsnummer noch nicht in allen Fällen möglich
Der elektronische Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren für beschränkt Steuerpflichtige ist seit 2020 freigeschaltet. Der Arbeitgeber hat daher ab diesem Zeitpunkt die Lohnsteuerabzugsmerkmale für diesen Personenkreis im ELStAM-Verfahren abzurufen. [ 15 ] Für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ist allerdings dann keine Teilnahme am ELStAM-Verfahren möglich, wenn bei ihnen ein Freibetrag [ 16 ] zu berücksichtigen ist. Auch für Arbeitnehmer, die nach § 1 Abs. 2 EStG erweitert unbeschränkt steuerpflichtig sind oder die nach § 1 Abs. 3 EStG auf Antrag wie unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandeln sind, ist die Teilnahme am ELStAM-Verfahren ebenfalls noch nicht möglich. In diesen Fällen hat das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers wie bisher auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen und den Arbeitgeberabruf zu sperren. Die Papierbescheinigung tritt in deren Gültigkeitszeitraum an die Stelle der abgerufenen ELStAM. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug anhand dieser Bescheinigung vorzunehmen. [ 17 ]
2 Ende des Arbeitsverhältnisses
Übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung, muss er dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres einen nach amtlichem Muster erstellten Ausdruck der elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigung aushändigen oder elektronisch bereitstellen. [ 18 ]
1 Der Versicherungsnummernachweis
Zu den Arbeitspapieren gehört der Versicherungsnummernachweis. Der Versicherungsnummernachweis ersetzt seit dem 1.1.2023 den Sozialversicherungsausweis. Den Versicherungsnummernachweis erhält jeder Arbeitnehmer. Er wird bei erstmaliger Vergabe einer Versicherungsnummer von der Datenstelle der Rentenversicherung von Amts wegen ausgestellt. Er enthält
- die Versicherungsnummer,
- den Familiennamen und den Geburtsnamen,
- den Vornamen und
- das Ausstellungsdatum.
1.1 Vorlagepflicht
Arbeitgeber benötigen zur Erstellung der DEÜV-Meldungen die Versicherungsnummer des Beschäftigten.
Arbeitgeber haben seit dem 1.1.2023 vor Erstellung einer DEÜV-Anmeldung über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über ihre maschinelle Ausfüllhilfe das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu nutzen.
In den Fällen, in denen keine Versicherungsnummer durch die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden kann, hat der Beschäftigte dem Arbeitgeber den Versicherungsnummernachweis bei Beginn der Beschäftigung vorzulegen. [ 19 ]
1.2 Hinterlegung
Der Versicherungsnummernachweis muss nicht beim Arbeitgeber hinterlegt werden.
1.3 Ersatz
Wenn der Versicherungsnummernachweis zerstört oder unbrauchbar wurde bzw. abhanden gekommen ist, wird auf Antrag ein neuer ausgestellt. Der Beschäftigte muss den Verlust der zuständigen Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger mitteilen. Von Amts wegen wird ein neuer Versicherungsnummernachweis erstellt, wenn sich die Versicherungsnummer oder die Angaben zur Person ändern. Jeder Beschäftigte darf nur einen auf seinen Namen ausgestellten Ausweis besitzen.
2 Mitführung von Arbeitspapieren
Eine Pflicht zur Mitführung des Versicherungsnummernachweises besteht für den Arbeitnehmer nicht. Allerdings sind Arbeitnehmer bestimmter Branchen verpflichtet, amtliche Personaldokumente mitzuführen und bei Kontrollen der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen. [ 20 ] Solche Dokumente sind der Personalausweis, der Reisepass oder deren Ersatzdokumente.
Folgende Branchen sind davon betroffen:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
- Fleischwirtschaft,
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
2.1 Informationspflicht des Arbeitgebers
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer schriftlich über die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten zu informieren. [ 21 ] Arbeitgeber, die vorsätzlich oder fahrlässig ihre Arbeitnehmer nicht über deren Pflichten informieren, handeln ordnungswidrig. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 1.000 EUR geahndet werden. [ 22 ]
Name: LI7217299 Rz:Praxis-Tipp
Informationspflicht des Arbeitgebers
Die Informationspflicht sollte bei Beginn der Beschäftigung wahrgenommen und schriftlich dokumentiert werden. Geldbußen können so vermieden werden.
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BMF, Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 – S 2363/19/10007 :001, BStBl 2019 I S. 1087. |
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BMF, Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 – S 2363/19/10007 :001, BStBl 2019 I S. 1087. |
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BMF, Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 – S 2363/19/10007 :001, BStBl 2019 I S. 1087. |
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