Urlaub und Kurzarbeit: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Das Thema ist nach wie vor aktuell: Viele Unternehmen haben Kurzarbeit angemeldet, um in schwierigen Zeiten Beschäftigte halten zu können. Wegen des zuletzt deutlichen Anstiegs gilt derzeit befristet bis zum 31. Dezember 2025 eine längere Bezugsdauer von maximal 24 Monaten. Gerade in der Sommerferienzeit stellt sich die Frage, welche Besonderheiten Arbeitgeber hinsichtlich Urlaub und Kurzarbeit beachten müssen?

Urlaub nehmen während der Kurzarbeit

Generell gilt: Urlaub kann auch während der Kurzarbeit genommen werden. Dieser wird vom Arbeitgeber mit dem üblichen Urlaubsentgelt vergütet. Da mit dem Kurzarbeitergeld der Abbau von Arbeitsplätzen verhindert werden soll, wird Kurzarbeitergeld aber nur dann gewährt, wenn der Arbeitsausfall unvermeidbar ist.

Kurzarbeit kann der Arbeitgeber also erst anmelden, wenn er alles getan hat, um Arbeitsausfall im Betrieb zu verhindern, beispielsweise indem zunächst Zeitguthaben oder Überstunden abgebaut werden. Die Auflösung von Arbeitszeitguthaben kann jedoch von Beschäftigten in bestimmten Fällen nicht oder nur teilweise verlangt werden.

Kurzarbeitergeld: Resturlaub aus dem Vorjahr einsetzen?

Arbeitnehmende müssen grundsätzlich vor dem Bezug von Kurzarbeitergeld vorrangig ihren Resturlaub aus dem Vorjahr einsetzen. Etwas anderes gilt nur, wenn vorrangige Urlaubswünsche der Arbeitnehmenden zur anderweitigen Nutzung des Resturlaubs entgegenstehen. Diese Urlaubswünsche der Arbeitnehmenden gehen generell vor.  

Was gilt für bereits geplanten Urlaub?

Erholungsurlaub muss zur Vermeidung der Kurzarbeit eingebracht werden, wenn die Urlaubswünsche der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dem nicht entgegenstehen. Was heißt das?

Bei einer bestehenden Urlaubsplanung für das aktuelle Jahr, zum Beispiel durch eine Urlaubsliste, einen Urlaubsplan oder Betriebsferien (§ 87 I Nr. 5 BetrVG), muss der Urlaub nicht vorher zur Vermeidung von Kurzarbeit eingebracht werden. Der Urlaub wird dann zu den geplanten Zeiten genommen. Wird von dieser Planung nur aufgrund von Kurzarbeit abgewichen, liegt kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor.

Gibt es keine Urlaubsplanung, muss gegen Ende des Urlaubjahres der Antritt von Urlaubsansprüchen zur Vermeidung von Kurzarbeit festgelegt werden. Das gilt aber nur, wenn der Urlaub nicht in das darauffolgende Urlaubsjahr übertragen werden kann. Wird dieser Urlaub nicht genommen, liegt kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor.

Bei einer vorläufigen Bewilligung zu Beginn eines neuen Urlaubsjahres müssen Arbeitgeber die Urlaubsplanung oder Urlaubsliste nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlegen. Arbeitgeber können den Urlaub so planen, wie es im Betrieb üblich ist. Fordern Arbeitgeber erst zum März von ihren Beschäftigten eine Urlaubsplanung ein, muss diese auch erst im März bei der Arbeitsagentur eingereicht werden, wenn dies verlangt wird. Eine formlose Urlaubsplanung, Urlaubsliste oder eine Vereinbarung über Betriebsferien ist hierbei ausreichend. Die Urlaubsanträge der Arbeitnehmenden müssen nicht vorgelegt werden.

Jahresurlaub kann wegen Kurzarbeit gekürzt werden

Unter Kurzarbeit wird allgemein eine vorübergehende Verkürzung der betriebsüblichen normalen Arbeitszeit verstanden. Fallen aufgrund von Kurzarbeit einzelne Arbeitstage vollständig aus, ist dies bei der Berechnung des Jahresurlaubs zu berücksichtigen. Hier hat das BAG für Klarheit gesorgt und in einem Grundsatzurteil entschieden, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, bei "Kurzarbeit Null", die Urlaubstage von Mitarbeitenden für die Zeiten ohne Arbeitspflicht anteilig zu kürzen.  

Es folgt hier auch der Rechtsprechung des EuGH. Dieser hatte zuvor bereits entschieden, dass Urlaub zeitlich entsprechend der Arbeitszeit gekürzt werden darf. Kurzarbeiter seien mit "vorübergehend teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmern" gleichzusetzen. Dies gilt auch im Falle der Kurzarbeit Null, also wenn gar keine Arbeitspflicht besteht.

Urlaubsvergütung während der Kurzarbeit

Kurzarbeit darf sich grundsätzlich nicht negativ auf die Berechnung des Urlaubsentgelts eines Arbeitnehmenden auswirken. Das Urlaubsentgelt berechnet sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Wenn es hier durch die Einführung von Kurzarbeit zu Verdienstkürzungen kommt, bleiben diese für die Berechnung außer Betracht.

Der Urlaubsentgeltanspruch kann nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zwar durch Tarifvertrag eingeschränkt werden. Nach Ansicht des Europäischen Gerichtshofs in Luxemburg darf die Urlaubsvergütung, die der Arbeitnehmer erhält, jedoch nicht geringer ausfallen, als das üblicherweise gezahlte Arbeitsentgelt - zumindest gilt dies für den unionsrechtlich garantierten Mindesturlaub.