Unternehmen wegen fehlender Fachkräfte bei der Entgeltabrechnung unter Druck

Wer sich derzeit bei Payroll-Anbietern umhört, stellt schnell fest: Die Automatisierung der Entgeltabrechnung hat eine hohe Priorität. Denn damit soll die Entgeltabrechnung effizienter gestaltet und der zunehmende Fachkräftemangel ausgeglichen werden. 

Wie die aktuelle Studie "Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung 2025" von ADP zeigt, haben viele Unternehmen diese Notwendigkeit erkannt. Demnach hat bereits mehr als die Hälfte (53 Prozent) der großen Unternehmen weltweit die Abstimmung von Entgeltabrechnungssystemen mit anderen Unternehmenssystemen automatisiert. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass noch immer ein erheblicher Teil der Unternehmen manuelle Prozesse verwendet, um Entgeltabrechnungsdaten in andere Systeme zu überführen.

Zwei Drittel erwägen KI-Einsatz in der Entgeltabrechnung

Für die Studie wurden zwischen August und September 2024 mehr als 1.800 Führungskräfte in 20 Ländern befragt, die in ihrem Unternehmen in die Entgeltabrechnung involviert sind oder über fundierte Kenntnisse in diesem Bereich verfügen. In Deutschland wurden 100 Führungskräfte befragt. Alle Befragten arbeiten in Unternehmen mit mindestens 1.000 Mitarbeitenden.

Von den Befragten in deutschen Unternehmen erwägen zwei Drittel, künstliche Intelligenz (KI) in der Entgeltabrechnung einzusetzen, um Prozesse zu optimieren und Fehler zu reduzieren. Jene deutschen Unternehmen, die ihre Payroll automatisiert haben, berichten, dass sich ihre Workflow-Effizienz deutlich verbessert hat - durchschnittlich um 24 Prozent.

Payroll: Nur jedes zweite Unternehmen setzt auf Datenintegration

Wer die Automatisierung vorantreiben und KI wirkungsvoll einsetzen will, muss zuvor die Daten- und Systemintegration sicherstellen. Jedoch hat nur etwa die Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungsprozesse mit Buchhaltungs- und Finanzsystemen verknüpft.

Zudem zeigt die Studie, dass Mitarbeitende immer mehr Zeit dafür aufwenden, den Datenfluss zwischen Entgeltabrechnungssystemen und anderen Geschäftssystemen zu verwalten. Im Jahr 2024 haben IT-Teams weltweit im Durchschnitt 25 Stunden und 13 Minuten pro Woche damit verbracht, gegenüber 21 Stunden und 44 Minuten im Jahr zuvor. Fast ein Drittel verbringt durchschnittlich mehr als 30 Stunden pro Woche mit dieser Aufgabe.

Weiterbildung als Strategie gegen den Fachkräftemangel

Sechs von zehn Unternehmen berichten davon, dass es in der Lohnabrechnung an Personal fehlt. Die große Mehrheit der Unternehmen plant daher, ihr Payroll-Team zu vergrößern (83 Prozent). Damit das trotz Fachkräftemangel gelingt, setzen viele auf die Weiterbildung der Belegschaft. So geben sieben von zehn befragten Führungskräften an, dass ihr Unternehmen Personal aus anderen Bereichen in der Entgeltabrechnung schult. Zugleich wollen acht von zehn befragten Führungskräften die bestehenden Payroll-Teams weiterbilden.

Die Studienergebnisse deuten außerdem darauf hin, dass sich der Trend zum Outsourcing fortsetzt. So geben drei Viertel der Führungskräfte an, dass sie erwägen, einen Teil ihrer Payroll-Abrechnungsprozesse auszulagern, um ihre Teams zu entlasten.

Jedes dritte Unternehmen ohne Notfallplan für die Payroll

Je digitaler die Entgeltabrechnung wird, desto wichtiger wird auch der Datenschutz. 93 Prozent der weltweit Befragten geben an, dass Datenschutz eine hohe Priorität in ihrer Payroll-Strategie hat. 58 Prozent der Unternehmen weltweit haben einen Notfallplan für Cyberangriffe implementiert – in Deutschland sind es 66 Prozent und damit acht Prozent mehr als der weltweite Durchschnitt. Das bedeutet aber auch, dass jedes dritte Unternehmen in Deutschland keinen Plan hat, wenn es von einem Cybersecurity-Notfall betroffen ist.