Überblick: Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde

Es gibt viele Anlässe, um Mitarbeitern und Geschäftsfreunden ein Geschenk als Anerkennung und Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Das Lohnsteuerecht bietet bei Sachgeschenken zahlreiche Möglichkeiten für eine steuergünstige Gestaltung. Geldgeschenke hingegen sind immer in vollem Umfang steuerpflichtig.

Geschenke an Arbeitnehmer: monatliche Sachbezugsfreigrenze

Werden Geschenke an Mitarbeiter verteilt, kommt die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Betracht. Sie liegt bei 50 Euro im Monat. Sofern diese Grenze im jeweiligen Monat noch nicht für andere Sachleistungen an die Mitarbeiter genutzt wird, beispielsweise für eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio, können bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen werden.

Achtung: Die 50 Euro pro Monat sind eine Grenze und kein Freibetrag. Führen mehrere Einzelzuwendungen zu einem Überschreiten Freigrenze, sind sämtliche Sachzuwendungen der regulären Lohnversteuerung zu unterwerfen. Einziger Ausweg könnte eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG sein, dazu später mehr.

Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine und Prepaidkarten

Die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine mit Geldbetrag ist grundsätzlich möglich. Weit verbreitet sind auch sogenannte Geldkarten, die die Möglichkeit anbieten, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen. Die Karten dürfen aber ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Einlösungsmöglichkeiten müssen entweder räumlich oder auf bestimmte Produktkategorien begrenzt sein. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein. Insbesondere darf es sich um keine Karte handeln, die eine Kreditkartenfunktion hat.

Die wichtigsten Informationen hierzu finden Sie im aktualisierten Verwaltungserlass zur Abgrenzung von Sachbezügen und Geldleistungen v. 15.3.2022 (IV C 5 – S 2334/19/10007 :007, BStBl 2022 I S. 242).

Geschenke für Mitarbeiter: Steuerfrei sind Aufmerksamkeiten bis 60 Euro nur bei persönlichen Ereignissen

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze können noch steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zur Höhe von 60 Euro steuerfrei gewährt werden. Sie gilt aber nur für persönliche Ereignisse wie beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes oder ein Arbeitnehmerjubiläum. Eine bestandene Abschlussprüfung ist ebenfalls ein persönliches Ereignis. Die Steuerbefreiung kommt aber an Weihnachten ebenso wenig in Betracht wie beim Betriebsjubiläum, weil sie kein persönliches Ereignis darstellen. Für Weihnachten wurde dies vom Finanzgericht Hessen (FG Hessen Urteil v. 22.2.2018 - 4 K 1408/17) bestätigt. Die Lohnsteuerrichtlinien stellen zudem klar, dass ein persönliches Ereignis des Arbeitnehmenden selbst oder eines im Haushalt lebenden Angehörigen vorliegen muss (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023).

Zu beachten ist, dass es sich bei der Aufmerksamkeitsgrenze von 60 Euro um einen Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer handelt. Grundsätzlich können auch Aufmerksamkeiten als Gutscheine oder Prepaid-Karten ausgegeben werden. Wichtig ist, dass die Gutscheine und Geldkarten ausschließlich zum Bezug von bestimmten Waren oder Dienstleistungen berechtigen und nur im Inland einlösbar sind (vgl. dazu die vorstehenden Erläuterungen bei der Sachbezugsfreigrenze, die auch hier gelten).

Pauschalbesteuerung für Geschenke an Mitarbeiter oder Geschäftspartner

Für verbleibende Geschenke an eigene Mitarbeitende und an Geschäftsfreunde gibt es zudem die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 Prozent nach § 37b EStG. Bei dieser Regelung sollte insbesondere ein Augenmerk auf (Weihnachts-) Geschenke an Geschäftspartner und deren Mitarbeiter gelegt werden. Auch hier kann die Steuer pauschal übernommen werden.

Die Steuerübernahme ist zwar keine Pflicht, wird aber in Lohnsteuer-Außenprüfungen gerne aufgegriffen, weil sonst unliebsame Überraschungen beim Empfänger auftreten können.

Das Wahlrecht muss für die jeweilige Gruppe einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden. Das hat der Bundesfinanzhof bestätigt. Dabei erlauben die Richter aber auch, dass der Arbeitgeber seine Entscheidung zur Pauschalbesteuerung später wieder rückgängig macht (BFH Urteil v. 15.6.2016 - VI R 54/15). Das ist aber im Regelfall wegen der dann fälligen Besteuerung beim Empfänger nicht zu empfehlen.

Betriebsausgabengrenze gilt nicht - Ausnahme: Streuwerbeartikel bis zehn Euro

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Beschäftigte sind, dürfen den Gewinn nicht mindern, wenn die Kosten einen Höchstbetrag pro Empfänger übersteigen. Dieser Betrag ist ab 2024 von 35 auf 50 Euro angehoben worden. Diese Grenze für den Betriebsausgabenabzug spielt aber für den Lohnsteuerabzug und für die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG keine Rolle.

Einzubeziehen in die einmal gewählte Pauschalbesteuerung sind alle Geschenke und Incentives.

Eine Ausnahme bilden nur Geschenke mit Anschaffungskosten von maximal 10 Euro, sie gelten als sogenannte Streuwerbeartikel. Weitere Einzelheiten dazu lesen Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums v. 19.5.2015 (IV C 6 - S 2297-b/14/10001, BStBl 2015 I S. 468) mit Änderungen durch das Schreiben v. 28.6.2018 (IV C 6-S 2297-b/14/10001).

Übrigens: Im Rahmen der 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten fällt auch bei Geschenken an Geschäftsfreunde und andere Dritte keine Pauschalsteuer nach § 37b EStG an - allerdings auch hier nur zu persönlichen Ereignissen. Wichtig für die Buchhaltung: Bei Überschreiten der 50-Euro-Grenze entfällt jedoch der Betriebsausgabenabzug.

Geschenke bei der Weihnachtsfeier

Oftmals erfolgt die Übergabe von Geschenken auch anlässlich der Weihnachtsfeier des Unternehmens. Zunächst gilt für die Feier (und damit auch für anlässlich der Feier überreichte Geschenke) ein Freibetrag von 110 Euro  für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Die zu berücksichtigenden Aufwendungen (Gesamtkosten) des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen (BFH Urteil v. 29.4.2021 - VI R 31/18).

Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, für den aber die Möglichkeit zur begünstigten Besteuerung besteht. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden.

Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) sind ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, für den aber die Möglichkeit zur begünstigten Besteuerung besteht. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden. Nach aktueller Rechtsprechung ist eine Pauschalierung auch möglich, wenn die Veranstaltung nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (BFH-Urteil v. 27.3.2024 - VI R 5/22). Ein Freibetrag ist in diesen Fällen nicht zu gewähren. Geschenke können jedoch auch bei der Pauschalierung beliebig einbezogen werden.

Wann eine Feier als Betriebsveranstaltung gilt

Das Geschenk muss aber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht werden. Eine Feier in diesem Sinne ist anzunehmen, wenn die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht hat. Sie muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen und einen "geselligen" Charakter haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Festvorträge, Musikvorführungen, Bewirtung und Genussmittel dargeboten werden. Mehr dazu lesen Sie im Anwendungserlass der Finanzverwaltung (Schreiben des Bundesfinanzministeriums v. 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832).

Hinsichtlich der Verbindung zur Feier ist die Verwaltung bei kleinen Geschenken großzügig. Ein Geschenk wird eigentlich nur "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung und nicht "nur bei Gelegenheit" an Mitarbeiter übergeben, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn Geschenke bis 60 Euro als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden (vergleiche zuletzt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft v. 7.12.2016, IV C 5 - S 2332/15/10001).